社内の問い合わせ対応の課題
社内の問い合わせ対応は、業務の中でも多くの時間と労力を要する部分です。
特に、同じ質問が繰り返される場合、担当者はその対応に追われてしまい、本来の業務に集中できないという課題があります。
これを解決するためには、社内FAQを整備し、効率的に情報を共有すればよいじゃないかと考えたいところですが、この整備にまた時間や労力を取られたりします。
問い合わせ内容と回答のデータ化は必要ですが、ChatGPTを使って社内FAQデータを作成し、運用する方法を紹介します。
FAQデータの準備
まず、FAQデータのエクセルシートを準備します。以下は情報システム部門向けのサンプルデータです。他の部署でも同様の方法が適用できます。
| 番号 | 質問 | 回答 |
|---|---|---|
| 1 | フィッシングメールの見分け方は？ | 差出人のアドレス、リンクのURL、不自然な文法に注意してください。 |
| 2 | 企業を狙ったメールの診断方法は？ | メールヘッダーを確認し、不審なIPアドレスがないかチェックします。 |
| 3 | 添付ファイルを開く前に確認すべきことは？ | 拡張子が.exeや.zipなどの場合、ウイルススキャンを実施してください。 |
| 4 | 不審なメールを受け取った場合の対処法は？ | メールを開かず、すぐに情報システム部門に報告してください。 |
| … | … | … |
FAQデータのエクセルデータをChatGPTにアップロードし、カテゴリー分けする
次に、このFAQデータをChatGPTにアップロードし、質問内容に基づいてカテゴリー分けを行います。カテゴリーとしては、「メールセキュリティ」「システム設定」「トラブルシューティング」などが考えられます。
アップロード方法とカテゴリー分けの実行
- FAQデータのエクセルファイルをChatGPTにアップロードします。
- 各質問を分析し、適切なカテゴリーを割り当てます。
例：カテゴリー分けの結果
| 番号 | 質問 | 回答 | カテゴリー |
|---|---|---|---|
| 1 | フィッシングメールの見分け方は？ | 差出人のアドレス、リンクのURL、不自然な文法に注意してください。 | メールセキュリティ |
| 2 | 企業を狙ったメールの診断方法は？ | メールヘッダーを確認し、不審なIPアドレスがないかチェックします。 | メールセキュリティ |
| 3 | 添付ファイルを開く前に確認すべきことは？ | 拡張子が.exeや.zipなどの場合、ウイルススキャンを実施してください。 | メールセキュリティ |
| 4 | 不審なメールを受け取った場合の対処法は？ | メールを開かず、すぐに情報システム部門に報告してください。 | メールセキュリティ |
| … | … | … | … |
カテゴリー分けしたFAQデータのエクセルデータをダウンロードする
次に、カテゴリー分けされたFAQデータのエクセルファイルをダウンロードします。このファイルは、社内で共有するための基礎データベースとなります。
オンラインエクセルで運用する方法
カテゴリー分けされたFAQデータをオンラインエクセル（Google SheetsやMicrosoft Excel Online）で運用する方法を提案します。
フィルター設定の提案
フィルター機能を活用することで、特定のカテゴリーやタグを簡単に検索・表示できます。
- フィルターの設定
- シート全体を選択し、「データ」タブから「フィルター」を選択します。
- 特定のカテゴリーを表示
- カテゴリー列のフィルターアイコンをクリックし、表示したいカテゴリーを選択します。
データベースから不審なメールかどうかのチェックリストを簡単に作ってみる
このFAQデータベースを基に、不審なメールかどうかを診断するチェックリストを作成します。
不審なメールを診断するチェックリスト
| チェック項目 | 確認事項 | 結果 |
|---|---|---|
| 差出人アドレスの確認 | 公式なアドレスか、怪しいドメインでないか | □ はい / □ いいえ |
| 件名の確認 | 不自然な文字や記号がないか、緊急を装っていないか | □ はい / □ いいえ |
| メール本文の確認 | 誤字脱字や不自然な文法がないか、急いで行動を促していないか | □ はい / □ いいえ |
| リンクの確認 | リンクが公式サイトと一致しているか、URLが怪しくないか | □ はい / □ いいえ |
| 添付ファイルの確認 | 拡張子が.exe、.zip、.rar などではないか、ウイルススキャンを実施したか | □ はい / □ いいえ |
| メールの内容の信頼性 | 内容が具体的であるか、不自然に感じられないか | □ はい / □ いいえ |
| リンクやボタンをクリックする前に確認 | リンクやボタンをクリックする前に、本当にそのサイトにアクセスする必要があるか確認しましたか？ | □ はい / □ いいえ |
| 個人情報の要求 | 個人情報を要求されていないか | □ はい / □ いいえ |
| 知り合いからのメールか確認 | 知り合いから送られてきたものであれば、その内容が本人からのものであるか確認したか | □ はい / □ いいえ |
ChatGPTに社内情報をアップロードする際の注意点
社内情報をChatGPTにアップロードする際には、以下の点に注意してください：
- 機密情報の扱いに注意：個人情報や機密情報を含むデータはアップロードしない。
- 匿名化：データをアップロードする前に、個人情報や特定可能な情報を匿名化する。
- プライバシーポリシーの確認：ChatGPTのプライバシーポリシーを確認し、情報の取り扱いについて理解する。
- 必要なデータのみアップロード：分析や作業に必要なデータだけをアップロードする。
まとめ
- FAQデータを準備する。
- ChatGPTにアップロードしてカテゴリー分けを行う。
- カテゴリー分けされたデータをダウンロードする。
- オンラインエクセルで運用し、フィルターを設定する。
- データベースから不審なメールかどうかのチェックリストを作成する。
- 社内情報をChatGPTにアップロードする際の注意点を守る。
これらの手順を踏むことで、社内のFAQデータを効率的に整理・管理し、情報共有をスムーズに進めることができます。便利な方法なので、ぜひ検討してみてください！